В этом году у архивной службы Костанайской области две юбилейные даты: 25 лет со дня принятия Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», которым архивисты руководствуются в работе, 100 лет архивной службе нашей области.
В Рудном государственный архив был открыт 1 июля 1992 года. Изначально он был создан для хранения документов по личному составу, что в то время было необходимо, так как в 90-е годы закрывались предприятия, организации и учреждения, и первоочередной задачей было сохранение, а в большей степени, спасение документов для возможности в дальнейшем гражданам получить необходимые документы и информацию, защищающие их социальные права.
– Сейчас мы понимаем, насколько правильно и своевременно органами местного самоуправления было принято решение о создании в городе архива. По прошествии десятилетий, после распада Советского Союза, в каждом государстве приняты свои законы, которые требуют официального и документального подтверждения каких-либо фактов жизни и деятельности граждан, особенно это касается подтверждения периодов трудовой деятельности, при оформлении документов на пенсию, также эти документы требуются и в казахстанских учреждениях в случае утраты, либо ненадлежащего оформления записей в оригиналах. Кроме того, у нас на хранении находятся нотариальные, судебные и другие документы, которые действительно связывают настоящее с прошлым, и будут еще долго необходимы в будущем, – говорит руководитель городского государственного архива Елена Селянина.
Елена Селянина обращается к руководителям учреждений и организаций города обратить особое внимание на правильное ведение документов, как текущих, так и архивных, назначать за ведение архивов ответственных и внимательных специалистов, и при их увольнении, в первую очередь, требовать приема-передачи архивных документов, чтобы не создавать проблем себе и работникам в дальнейшем.
– Городской государственный архив принимает на хранение документы организаций, которые официально прекратили свою деятельность вследствие ликвидации, банкротства или по другим причинам, а также документы учреждений и организаций, которые являются источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан, – поясняет Елена Селянина.
В Рудном источниками комплектования национального архивного фонда являются 27 учреждений и организаций, из них 15 – госучреждения акимата.
Руководитель городского государственного архива отмечает, что сдача управленческих документов и документов по личному составу в госархив еще не является обязательной процедурой при прекращении деятельности, без прохождения которой предприятие не исключат из государственного регистра юридических лиц, пока она носит рекомендательный характер.
– Но поверьте нашему практическому опыту, что в дальнейшем не один раз пожалеете, если беспорядочно сложите документы в неохраняемом помещении, либо уничтожите документы, а не сдадите их в архив. К нам нередко обращаются бывшие руководители кооперативов и малых предприятий 90-х годов для получения архивных документов на предмет осуществления своей деятельности, однако, мы предоставляем сведения только на основании переданных нам на хранение оригиналов документов, – подчеркнула Елена Селянина.
На особом контроле в городском госархиве находятся ведомственные архивы учреждений и организаций – источники комплектования Национального архивного фонда. Они передают в архив на государственное хранение свою управленческую документацию на постоянной основе в течение всего периода своей деятельности, в своих архивах до прекращения деятельности организации хранят только документы по личному составу и управленческую документацию за последние пять лет.
– Ежегодно, в январе мы направляем в организации напоминания о сроках сдачи документов в государственный архив, для подготовки их на государственное хранение. Но не все подходят к этому вопросу ответственно, тогда как это процедура довольно длительная, учитывая, что необходимо провести научно-техническую обработку документации и получить заключение экспертно-проверочной комиссии. В настоящее время из 16 учреждений, которые должны сдать документы постоянного хранения в государственный архив, сдали только восемь, в четырех учреждениях описи утверждены на экспертно-проверочной комиссии, но документы еще не переданы, в четырех учреждениях документы еще находятся на стадии научно-технической обработки, – пояснила Елена Селянина.
Елена Ивановна добавляет, что только в семи учреждениях имеются штатные единицы архивистов, в остальных организациях архивную работу выполняют специалисты, как дополнительную нагрузку. Вместе с тем, она отмечает работу архивистов отдела занятости и социальных программ, отдела архитектуры и градостроительства, отдела финансов и отдела физической культуры и спорта, где специалисты, ответственные за архив, качественно ведут работу по обработке документации и тщательно следят за сроками хранения.
► В Рудненском городском государственном архиве имеется 136 фондов и фонды фоно-фото и видеодокументов. Всего на хранении находится 90078 единиц хранения, из них 36836 единиц хранения управленческой документации, 51506 единиц хранения документов по личному составу.
Работает в государственном архиве восемь специалистов.
► В Казахстане, в рамках государственной программы «Цифровой Казахстан», создан Единый электронный архив документов, в связи с чем проводится масштабная работа по переводу бумажных, архивных документов в цифровой формат. Электронный архив позволит в дальнейшем получать необходимые архивные документы, не выходя из дома, в электронном формате.
В настоящее время из 27 источников комплектования Национального архивного фонда к ЕЭАД подключены 18 организаций, из них 15 государственных учреждений акимата Рудного. Все учреждения и организации, входящие в список источников комплектования, оцифровывают документы постоянного хранения и личного состава. Всего отсканировано более 9800 единиц хранения, что составляет 79 процентов от общего количества документов, подлежащих хранению.
Подготовила Елена ВОРОНИНА,
фото Виталия ГОРТ