Все данные внесены в «Единый электронный архив документов»
Впервые о том, что весь архив Казахстана должен быть оцифрован к 2025 году, чтобы его документы были доступными в онлайн режиме для населения, высказался Нурсултан Назарбаев в своей статье «Семь граней Великой степи», и поручил создать семилетнюю программу «Архив-2025» как продолжение государственной программы модернизации общественного сознания «Рухани жаңғыру».
О том, насколько трудоемок процесс оцифровки документов и достаточно ли для этого оборудования, журналисту «Рудненского рабочего» рассказала руководитель городского государственного архива Елена Селянина.
– Архивистами Рудненского городского архива проводится большая и кропотливая работа в части исполнения программ «Рухани жаңғыру», «Архив-2025» и «Цифровой Казахстан». В рамках этих программ архив ведет работу как по приему, сбору и сохранности документов, так и по их использованию. Сегодня акцент ставится на то, чтобы все архивные документы перевести в электронно-цифровой формат, эту работу ведут наши специалисты-архивисты. Здесь нужно сказать о том, документы оцифровываются путем внесения сведений по фондам в новую информационную систему – «Единый электронный архив документов» (ЕЭАД). Сюда вливаются документы из всех архивов страны – районных, городских и республиканского значения, для того, чтобы в дальнейшем каждый гражданин, при наличии электронно-цифровой подписи, мог получить нужную информацию самостоятельно, на портале электронного правительства, не обращаясь в архив или в государственную корпорацию «Правительство для граждан». На сегодняшний день архивистами Рудненского архива в ЕЭАД внесены сведения по всем 136 фондам, а также коллекциям фото- фоно- видеодокументов, 23 номенклатуры, 270 описей и 59734 заголовка дел. Все сведения вносятся в электронную систему ручным способом, к этим сведениям в дальнейшем будут прикреплены документы, которые находятся у нас на хранении. Для этой цели мы и сканируем документы, формируя их в отдельные файлы.
Что касается хранения информации. У нас есть флеш-карты с большим объемом памяти, куда также переносятся оцифрованные документы, это своего рода страховка на случай сбоя системы ЕАЭД.
– Елена Ивановна, если взять общее количество документов архива, то какой процент уже оцифрован, и все ли документы подлежат переводу в электронный формат?
– Оцифровке подлежат все архивные документы, в том числе и аудио- видеодокументы. На 1 июня текущего года отсканировано 7713 единиц хранения, что составляет 1005975 листов. Хочу сказать, что процент оцифровки всех документов пока еще не столь высок, так как этот процесс очень трудоемкий. Назвать точное количество документов, которые сегодня хранятся в архиве, не представляется возможным. Это узнаем только тогда, когда произведем оцифровку всех документов. Учет ведется в единицах хранения, в одной из которых может быть, к примеру, 20 листов, а в другой – 185. В прежние времена не было градации, поэтому единицы хранения отличаются по объему. Сегодня твердо можно сказать одно: у нас насчитывается 89446 единиц хранения, но сколько это составляет листов, пока сказать не можем.
Пользуясь случаем, выражаю благодарность городскому Центру занятости населения, который направил на общественные работы в архив двух работников, и студентам-практикантам социально-гуманитарного колледжа имени Ибрая Алтынсарина, которые помогают нам в этой кропотливой работе.
– Программа рассчитана до 2025 года. Как Рудненский госархив продвигается по срокам ее реализации?
– Всеми силами стараемся ее исполнить. Работа началась в 2018 году. Но тогда оцифровка не шла такими темпами, как сегодня, ведь у нас не было достаточно техники для сканирования документов, и не было людей – в штате архива всего восемь архивистов. И наряду с оцифровкой мы занимаемся исполнением запросов социально-правового характера: в год поступает более 3000 запросов от граждан Казахстана и соотечественников, которые находятся за пределами нашей страны. Обработка запросов отнимает большое количество времени. Помимо этого, принимаем документы, ведем работу по их сохранности – обеспыливанию и перекартонированию документов. Оцифровка документов стоит на первом месте, но в то же время на это не очень хватает собственных ресурсов. Летом, в пору отпусков, ожидаемо снизятся темпы работы, но за счет привлечения общественных работников держим процесс оцифровки документов на постоянном и активном контроле. И принимаем все меры, чтобы к установленному программой сроку – к 2025 году – все документы нашего архива были оцифрованы.
– Какое оборудование используется при переводе архивных документов в электронный формат?
– Сейчас у нас больше сканеров для такой работы. Есть большой планетарный сканер «ЭЛАР», на котором можно оцифровать более 2000 листов в день. Помимо планетарного, есть два поточных сканера, еще один сканер выделил городской акимат.
– Вы говорили о том, что процесс оцифровки очень трудоемкий, в чем это заключается?
– Мы сканируем все документы, которые находятся на хранении в архиве. А у нас хранятся документы организаций, которых в настоящее время не существует. На постоянной основе в архив сдают документы организации и учреждения, которые входят в источник комплектования Национального архивного фонда РК, таких организаций в Рудном 27 – это практически все госучреждения и значимые организации не только для города, но и для республики: Рудненский индустриальный институт, социально-гуманитарный и политехнический колледжи, многопрофильная больница и другие. Сканируем и документы, чье происхождение датировано 50-ми, 60-ми, 70-ми годами прошлого века, есть документы, которые были сданы в архив с момента образования города, с 1957 года. Это старые документы, многие из которых еще писались вручную, и формат у них разный – не только А4, но и на половину листа, а бумага по качеству отличается от современной офисной, она грубая, и такой лист не пропустишь через обычный сканер. Такие документы сканируем только на планетарном настольном сканере. И сам процесс сканирования тоже не прост: нужно навести оптимальный фокус на формат листа. На все это уходит время. Помимо этого, все дела в архиве прошиты, и, прежде чем приступить к сканированию, каждое дело нужно расшить, отсканировать, посмотреть при этом, на одной стороне листа имеются сведения или на двух, а потом снова прошить и поставить архивное дело на свое место.
– Как вы справедливо отметили, в архиве самое главное – учет, и многое, если не все, зависит от внимательности архивиста. А если вмешивается человеческий фактор?
– Стараемся, конечно, минимизировать подобные факты, хотя, наши сотрудники не роботы. Но от того, насколько внимательно и ответственно каждый из них относится к своей работе, зависит, например, подтвердит ли гражданин, обратившийся в архив, свой трудовой стаж при выходе на пенсию. Поэтому крайне важно, чтобы каждое дело, каждая папка в архиве находились строго на своих местах, чтобы их можно было легко найти.
Пользуясь случаем, хочу отметить, что в этом году, 1 июля городскому государственному архиву исполняется 30 лет. Здесь действительно работают люди, которые любят свою профессию, и служат ей на протяжении многих лет: Любовь Носок, Алия Хаётова, Надежда Клёсова, Жауказын Казиханова. Они на память знают, какой фонд у нас на хранении, где он хранится, за какой период документы сдавались. Но об этих людях большинство горожан не знает, ведь, в основном, с архивистами сталкиваются те, кто достиг пенсионного возраста, когда необходимо подтвердить свой трудовой стаж.
Елена Селянина подчеркивает, что архивные документы не лежат мертвым грузом: их используют в работе со школьниками и студентами.
– Молодое поколение должно знать историю, и не только нашего города, но и всей страны. Используя документы, переданные на хранение в архив, проводим мероприятия ко всем знаменательным датам, как городского, так и областного, республиканского и международного значения. В большей степени, конечно, используем документы из коллекций личного происхождения. На сегодняшний день имеется девять таких коллекций, в частности, фонд краеведа, основателя городского музея и почетного гражданина Рудного Ивана Дьячкова, семейный фонд почетного гражданина области и города Алсабира Дарменбаева, фонды участников Великой Отечественной войны, первоцелинников и первостроителей, заслуженных работников, представителей казахской диаспоры из Монголии, творческих людей, репрессированных граждан и воинов-интернационалистов, проходивших службу в Афганистане, – рассказывает Елена Селянина.
В юбилейный для Рудного год архивисты проводили и еще будут проводить экскурсии по архиву, с тематической экспозицией «Знаменитые люди нашего города» выезжали в учебные заведения города.
Елена ВОРОНИНА,
газета «Рудненский рабочий»
фото Марка ТИХОМОЛОВА